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Políticas de Tratamiento de Protección de Datos Personales

 

  1. OBJETIVO

 

Establecer las directrices para para el tratamiento de datos personales, relacionados con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de los mismos, con el fin de dar cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

  1. ALCANCE

 

Las políticas y normas aquí establecidas son aplicables a los datos personales que sean recolectados y almacenados por FIRMAMENTO SOLAR S.A.S., y a los titulares de los mismos, incluidos los colaboradores y los encargados del tratamiento de la información.

 

  1. MARCO LEGAL

 

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.

 

Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” en Colombia.

 

Decreto 1377 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

 

  1. DEFINICIONES

 

4.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

4.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

4.3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

4.4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

4.5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

4.6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

4.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4.8. Aviso de Privacidad: Información generada por el Responsable y que está alojada en la página web www.firmamento.co dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

4.9. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

4.10. Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

4.11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

4.12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

  1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

Los datos recolectados por Firmamento serán usados para remitir información de interés tales como newsletters, información sobre los servicios, productos, necesidades, alianzas, contenidos y para facilitarle el acceso general a la información de su interés, relacionada con la plataforma digital Firmamento, sus aliados, patrocinadores, participantes del semillero, entre otros.

Firmamento busca establecer mecanismos que propendan a una comunicación eficiente, eficaz y de su interés, para ello, en su condición de Responsable y encargado de realiza el tratamiento de sus datos personales; que implica la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de sus datos para los siguientes fines:

a) Establecer una comunicación eficiente, eficaz y de su interés relacionada con nuestros servicios, productos, necesidades, contenidos y para facilitarle el acceso general a la información de la plataforma digital Firmamento;

b) Informar sobre nuestros nuevos productos y/o servicios;

c) Proveer nuestros productos y/o servicios;

d) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, compradores profesionales, aliados comerciales, proveedores, accionistas y colaboradores;

e) Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios;

f) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios,

g) Realizar Estudios de Mercado.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

 

La Ley 1581 de 2012 establece los siguientes derechos para los titulares de los datos personales:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FIRMAMENTO SOLAR S.A.S. en relación con sus datos personales.

c. Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FIRMAMENTO SOLAR S.A.S.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del almacenamiento de sus datos cuando en su tratamiento no se hayan respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

      Razón Social:      FIRMAMENTO SOLAR S.A.S

      NIT.:                                          901.153.382-3

      Página Web:                        www.firmamento.co

 

  1. POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS

 

8.1 GENERALIDADES

 

  1. FIRMAMENTO SOLAR S.A.S como responsable de capturar y realizar Tratamiento sobre los datos personales de personas naturales que accedan a su página web y decidan suscribirse al boletín de noticias, diligencien el formulario para dejar comentarios en las publicaciones y/o se postules a participar en el semillero.

 

  1. El titular de información garantiza que la información sujeta a tratamiento deba ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En ningún caso los responsables del tratamiento podrán realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.

 

  1. Firmamento realizará la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

  1. Firmamento no captura ni realiza tratamiento a los datos sensibles de los titulares contenidos en sus bases de datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

 

  1. En caso que las áreas antes mencionadas transmitan o transfieran una base de datos a otra entidad, deben garantizar que cuentan con la autorización de los titulares para realizar esta acción. Así mismo, estas áreas deben llevar registro de los datos entregados y el nombre de la entidad que los recibió. Toda entidad que reciba estas bases de datos, solo podrá usar la Información para los propósitos que se encuentran definidos en la autorización otorgada por el titular de los datos a FIRMAMENTO SOLAR S.A.S.

 

  1. En ningún caso podrán circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. El área de Información es responsable de asegurar que los datos personales de los titulares salvo la información pública (nombre, número de cédula de ciudadanía o datos del registro mercantil) no podrán estar disponibles en internet u otros medios similares de comunicación, de acuerdo con el Principio de Acceso y Circulación Restringida establecido en la Ley 1581 de 2012.

 

  1. Garantizar que la información contenida en sus bases de datos, se encuentran bajo las condiciones mínimas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. En caso que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, Firmamento notificará oportunamente de esta situación a la autoridad en protección de datos personales (Superintendencia de Industria y Comercio).

 

8.2 AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

 

  1. en la recolección de datos se solicita al titular la autorización previa para capturar y dar tratamiento a sus datos personales e informarle:

 

a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.

b. Los derechos que le asisten como titular de acuerdo al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

c. La identificación electrónica firmamento como Responsable del Tratamiento.

 

  1. En caso que el titular de los datos no otorgue autorización, los mismos no serán recaudados ni se realizará tratamiento sobre estos.

 

  1. En caso que un titular registrado en las bases de datos de Firmamento desee revocar la autorización de tratamiento de sus datos personales, deberá realizar esta gestión a través de la página web de www.firmamento.co El sistema notificara automáticamente a aquellas personas que así lo requieran.

 

  1. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el tiempo establecido para dar respuesta a las solicitudes de supresión de datos personales es de quince (15) días hábiles.

 

  1. Firmamento conservará los archivos (físicos o electrónicos) en los que consten la autorización otorgada por el titular y entregar una copia en caso que sea solicitada por el titular o sus causahabientes.

 

  1. Firmamento debe conservar y proteger la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada por el titular y la solicitud de supresión de los mismos, de acuerdo con las políticas de “Administración de Registros” establecidas.

 

8.3 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

  1. Se garantiza el derecho del titular o de sus causahabientes a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de los datos que le conciernen.

 

  1. En ningún caso las áreas responsables del tratamiento podrán realizar el tratamiento de los datos sin la autorización del titular.

 

  1. En ningún caso se realizará tratamiento a los datos sensibles de los titulares contenidos en las bases de datos (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).

 

8.4 CONSULTAS

 

El titular, sus causahabientes, representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de FIRMAMENTO SOLAR S.A.S., a través del correo electrónico hola@firmamento.co . se procederá a analizar cada consulta recibida a través del anterior correo electrónico y contará con un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción, para dar respuesta a dicha consulta. Cuando no sea posible contestar en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha máxima en la cual se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término; los siguientes son requisitos básicos que se deberá suministrar el solicitante para que su consulta pueda ser tramitada y respondida a tiempo:

a. Nombre completo y número del documento de identidad del titular de los datos personales (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, pasaporte, poder, etc.).

b. Datos de contacto o direcciones, bien sea físicas o electrónicas, a las cuales se deberá remitir la respuesta.

c. Manifestación clara de la solicitud.

 

8.5 RECLAMOS

 

En caso de que el titular, o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante FIRMAMENTO SOLAR S.A.S. Para presentar dicha reclamación procederán los dos requisitos arriba establecidos para la consulta general y, adicionalmente a ello, se deberá presentar con una descripción detallada de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos que se quieran hacer valer como prueba, si se tienen. Si FIRMAMENTO encuentra que el reclamo se encuentra incompleto, requerirá al interesado que, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo y se procederá a su archivo. El término máximo para atender la reclamación será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al de su recibo o de aquel en que las fallas en la solicitud hayan sido subsanadas, según sea el caso. Cuando no sea posible contestar la reclamación en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha para atender su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. SANCIONES

 

El incumplimiento de las políticas de Protección de Datos Personales por parte de cualquiera de los empleados y/o Colaboradores de Firmamento S.A.S, dará lugar a que se le inicie una investigación laboral por el incumplimiento de sus funciones y podrá llegara a generas el despido justificado, sin perjuicio de las sanciones penales consagradas en el Código Penal Colombiano,

 

  1. VIGENCIA

 

 Las políticas de Protección de Datos Personales de FIRMAMENTO S.A.S de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.

 

 

FIRMAMENTO SOLAR S.A.S.

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